Welche Versammlungen sind aktuell möglich?
Zum Ende des Jahres hin stellt sich bei vielen Vorständen die Frage, ob die Mitgliederversammlung noch bis Ende Dezember durchgeführt werden kann oder sogar muss. Auch die Möglichkeit, Vorstandssitzungen oder Mitgliederversammlungen online per Video-Konferenz durchzufühfen, nutzen aktuell immer mehr Vereine. Der Landessportbund hat daher nochmal die wichtigsten Fragen zusammengefasst, die auch die aktuelle Corona-Schutzverordnung berücksichtigen.
Können derzeit Mitgliederversammlungen, Vorstands- oder andere Gremiensitzungen stattfinden?
Grundsätzlich sind Veranstaltungen und Versammlungen bis zum 30.11.2020 untersagt. Ausgenommen hiervon sind Sitzungen von rechtlich vorgesehenen Gremien von Vereinen unter folgenden Voraussetzungen:
- maximal 20 Personen, wenn die Sitzung nicht als Telefon- oder Videokonferenz durchgeführt werden kann;
- bei mehr als 20 Personen bis maximal 250 Personen in geschlossenen Räumen oder bis maximal 500 Personen unter freiem Himmel nur nach Zulassung durch die zuständigen Behörden und wenn die Sitzung aus triftigem Grund im Monat November 2020 in Präsenz und mit der vorgesehenen Personenzahl durchgeführt werden muss.
Sollte eine Versammlung danach zulässig sein, wird bei mehr als 100 Teilnehmer*innen ein Hygiene- und Infektionsschutzkonzept vorausgesetzt.
(Quelle: § 13 CoronaSchVO NRW in der ab dem 02.11.2020 geltenden Fassung)
Können Entscheidungen des Vorstands oder anderer Gremien auch außerhalb von Versammlungen bzw. Sitzungen getroffen werden?
Muss der Vorstand wichtige und unaufschiebbare Beschlüsse fassen, könnte darüber nachgedacht werden, diese außerhalb von Versammlungen zum Beispiel schriftlich, per E-Mail oder Telefonkonferenz zu fassen. Allerdings sieht das Gesetz vor, dass die Beschlüsse des Vorstands nur in einer Versammlung gefasst werden können. Sollen Beschlüsse außerhalb von Versammlungen gefasst werden können, bedarf es hierfür grundsätzlich einer Satzungsgrundlage. Außerhalb von Versammlungen können Beschlüsse nach dem Gesetz nur dann gefasst werden, wenn alle Beteiligten ihre Zustimmung zu dem Beschluss schriftlich erklären (vgl. §§ 32 Abs. 1, 28 BGB). Wenn alle Mitglieder des Gremiums zustimmen, ist die Abstimmungsform nicht auf die Schriftform beschränkt, sondern dies soll dann auch für andere Formen gelten (z.B. per E-Mail, Telefonkonferenz).
Der Gesetzgeber hat mittlerweile Erleichterungen beschlossen, um Beschlüsse auch außerhalb von Präsenzversammlungen fassen zu können. Das Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie sieht vor, dass der Vorstand auch ohne Satzungsgrundlage es den Mitgliedern ermöglichen können soll, an der Mitgliederversammlung ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilzunehmen und die Mitgliederrechte im Wege der elektronischen Kommunikation (z.B. per E-Mail oder Telefax) auszuüben oder ohne Teilnahme an der Mitgliederversammlung ihre Stimme vor der Durchführung der Mitgliederversammlung schriftlich abzugeben. Außerdem ist es möglich, einen Beschluss der Mitglieder ohne Versammlung fassen zu können. Voraussetzung hierfür ist, dass alle Mitglieder beteiligt wurden, bis zu dem vom Verein gesetzten Termin mindestens die Hälfte der Mitglieder ihre Stimmen in Textform abgegeben haben und der Beschluss mit der erforderlichen Mehrheit gefasst wurde.
Die Regelungen sind am 28.03.2020 in Kraft getreten und galten zunächst nur für Mitgliederversammlungen, die im Jahr 2020 stattfinden.
Die Bundesregierung hat am 14.10.2020 eine Verlängerung dieser Regelungen bis Ende 2021 beschlossen.
(Stand: 19.10.2020; Quelle: https://www.bmjv.de)
Wenn Präsenz-Mitgliederversammlungen wieder zulässig sind, kann dann von Mitgliedern verlangt werden, dass sie sich zuvor anmelden und registrieren, um die Raumgröße zu kalkulieren, und können Mitglieder abgewiesen werden, die sich vorher nicht angemeldet haben?
Wenn die Durchführung von Mitgliederversammlung als Präsenzversammlungen wieder zulässig ist, dürfte für eine Übergangszeit Voraussetzung sein, dass erforderliche Hygiene- und Infektionsschutzmaßnahmen beachtet werden. Dazu zählt zum Beispiel die Einhaltung von Abstandsregeln, aber auch die Dokumentation der Teilnehmer*innen, um eine Rückverfolgung sicherzustellen. Die Datenerfassung dürfte auch ohne ausdrückliche Satzungsgrundlage zulässig sein . Zum einen kann sich die Datenerfassung bereits aus dem Vereinsrecht ergeben. Danach ist es erforderlich, die Teilnahme der Mitglieder an der Mitgliederversammlung zu dokumentieren (z.B. um das Teilnahme- und Stimmrecht zu dokumentieren). Die Datenverarbeitung dürfte darüber hinaus zulässig sein, weil sie nach Artikel 6 Abs. 1 c) DSGVO aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der der Verantwortliche (=Verein) unterliegt. Die rechtliche Verpflichtung ergibt sich aus der Corona-Schutzverordnung NRW (§ 2a CoronaSchVO NRW). Ziel ist es, Infektionsketten nachverfolgen zu können, um die Weiterverbreitung des Corona-Virus zu verhindern. Die Mitglieder sind darüber zu informieren, dass ihre Daten im Fall eines positiven Falls von Corona unter den anwesenden Mitgliedern an das zuständige Gesundheitsamt weitergegeben werden.
Die Fragen, ob eine Registrierung auch im Vorfeld zulässig ist und zudem mit der Folge, dass Mitglieder, die sich nicht angemeldet haben, wegen fehlender Raumkapazitäten abgewiesen werden dürfen, können nicht abschließend beantwortet werden.
Grundsätzlich gilt: Es muss allen Mitgliedern ermöglicht werden, an der Mitgliederversammlung teilzunehmen. Denkbar ist, dass ein Mitglied sich zunächst nicht angemeldet hat, weil zum Beispiel eine Teilnahme aufgrund anderweitiger Termine nicht in Frage kam. Hat sich zwischenzeitlich der anderweitige Termin erledigt, könnte sich das Mitglied entscheiden, nun doch an der Mitgliederversammlung teilzunehmen.
Es bestehen Zweifel, ob es zulässig ist, nicht angemeldete Mitglieder dann vor Ort abzuweisen, da hiermit die Ausübung des Teilnahme- und Stimmrechts verhindert wird . Es besteht die Gefahr, dass ein abgewiesenes Mitglied gefasste Beschlüsse oder vorgenommene Wahlen anficht. Die Mitglieder sollten bei der Aufforderung zur Anmeldung darauf hingewiesen werden, dass die Abfrage mit dem Ziel erfolgt, die Raumkapazitäten zu klären. Gegebenenfalls sollte ein räumlicher Puffer berücksichtigt werden, um auch nicht angemeldeten Mitgliedern die Teilnahme zu ermöglichen.
